第一章 总则
第一条 本着对毕业生负责的态度，为了加强毕业生档案管理，特制定本办法。
第二条 毕业生档案材料的收集归档，要本着实事求是的原则，着重收集反映学生在校期间的政治思想、品德作风、学识水平等内容的文件材料。
第三条 河南农业大学本专科毕业生档案材料形成部门为武装保卫部、教务处、各院系、学生处、校团委、校医院、就业指导中心；研究生档案材料形成部门为研究生部、各院系、校团委、校医院、就业指导中心。毕业生档案的管理部门为就业指导中心。
第二章 档案材料的收集范围
第四条 毕业生归档材料的主要内容：
（一）学生入学登记表；
（二）毕业生登记表；
（三）毕业生就业报到证（白联）；
（四）入党材料；
（五）党团员组织活动材料；
（六）奖学金证明材料；
（七）在校期间的奖罚决定（文件原件）；
（八）军训鉴定表；
（九）操行测评表；
（十）新生入学体检表；
（十一）毕业生体检表；
（十二）在校期间成绩单；
（十三）社会实践活动记录；
（十四）高考招生材料；
（十五）毕业研究生档案中需要有研究生毕业登记表、研究生 学籍和在校成绩单、学位申请表、论文评审意见、体检表；
（十六）其他可提供组织参考的有价值的材料。
第三章 建立收集查询的办法
第五条 学校相关部门应建立健全送交毕业生档案材料归档的制度，并认真贯彻执行。
第六条 新生录取到校后要严格审查其档案，对于材料不全者，应要求招生部门尽快补齐。
第七条 形成学生档案材料部门应在规定时间内将有关材料整理移送至档案保管部门。
第八条 毕业生档案一般应由就业指导中心负责查阅。确系工作需要，其他部门经批转后也可以查阅。
第九条 学校以外单位需要查阅毕业生档案时，须持有单位所在县、团级以上组织，人事部门档案介绍信。
第四章 归档要求
第十条 归档材料必须是办理完毕的正式材料。材料应完整、齐全、真实，文字清楚、对象明确，由承办部门或个人署名，并注明形成材料的时间。
第十一条 归档材料，凡规定有组织部门盖章的，须有组织盖章，规定要本人见面的材料（如审查结论、处分决定、组织鉴定等），一般应有本人签字。
第十二条 档案材料的载体一般是用16开规格的办公用纸，文字必须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、碳素墨水、墨汁书写。一般不用复印件归档。
第五章 档案转递
第十三条 毕业时落实就业单位的由就业指导中心将其档案转递到用人单位或其上主管部门。
第十四条 毕业时未落实就业单位的，在择业期内可以保存在学校，也可以转回源所在地人事部门。
第十五条 超过择业日期档案仍留在学校的由学校将其转回生源所在地县市人事部门人才交流中心。
第十六条 档案材料的转递原则上通过郑州市机要通信局、中国邮政EMS档案专递寄送或派专人送取，原则上不允许自带。
第十七条 学校在转出档案是应保持档案材料的完整性。
第六章 监督管理
第十八条 档案材料要有专人负责，负责人要忠于职守、熟悉业务、掌握政策、严格把关、保守秘密。
第十九条 毕业生档案要有符合国家标准的存放环境，做好防火、防盗、防潮工作。
第二十条 要引进计算机管理手段，方便查询。
第二十一条 严禁涂改、伪造档案材料。
第七章 附则
第二十二条 本办法仅适用于河南农业大学全日制普通毕业研究生和本专科毕业生。
第二十三条 本办法由河南农业大学就业指导中心负责解释。